ธุรกิจที่เติบโตได้อย่างมั่นคงในยุคนี้ไม่ได้แข่งกันแค่เรื่องสินค้าหรือบริการ แต่แข่งกันที่ความเร็วในการตัดสินใจด้วย และความเร็วนั้นมาจากข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้อง ทันเวลา และอ่านเข้าใจได้ง่าย ซึ่งทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมหรือเปล่า
เจ้าของกิจการหลายคนบอกว่าตัวเลขในธุรกิจไม่ใช่จุดแข็งของตัวเอง เลยปล่อยให้นักบัญชีจัดการแทนทั้งหมด แต่ปัญหาคือถ้าคุณไม่รู้ว่าตอนนี้ธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน เงินสดในมือเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายเดือนหน้าไหม หรือลูกค้ารายไหนยังค้างชำระอยู่ คุณกำลังบริหารธุรกิจแบบปิดตาข้างหนึ่งโดยไม่รู้ตัว
โปรแกรมบัญชีที่ดีไม่ได้มีไว้แค่สำหรับนักบัญชี แต่มีไว้เพื่อให้เจ้าของกิจการเห็นภาพรวมของธุรกิจตัวเองได้ชัดเจนขึ้นทุกวัน
โปรแกรมบัญชีคืออะไร และแตกต่างจากสเปรดชีตอย่างไร
หลายคนยังใช้ Excel หรือ Google Sheets ในการจดรายรับรายจ่าย ซึ่งไม่ผิดในช่วงแรกของธุรกิจ แต่พอรายการมากขึ้น ลูกค้าเพิ่มขึ้น ต้องออกใบกำกับภาษีทุกวัน หรือต้องยื่นภาษีทุกเดือน สเปรดชีตจะเริ่มตามไม่ทัน และข้อผิดพลาดเล็กๆ ในการกรอกข้อมูลอาจสะสมจนกลายเป็นปัญหาใหญ่เมื่อถึงเวลายื่นงบการเงิน
โปรแกรมบัญชีถูกออกแบบมาเพื่อจัดการสิ่งเหล่านี้โดยเฉพาะ ตั้งแต่บันทึกรายการรายรับรายจ่ายอัตโนมัติ คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ออกเอกสารทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย สร้างรายงานการเงินได้ทันที และเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ที่ธุรกิจใช้อยู่ ทำให้ข้อมูลทุกส่วนเป็นระบบเดียวกันโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ
ประเภทของโปรแกรมบัญชีที่มีในตลาดตอนนี้
โปรแกรมบัญชีในปัจจุบันแบ่งออกได้เป็นสองกลุ่มหลัก ได้แก่แบบติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ และแบบคลาวด์ที่เข้าใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต
โปรแกรมแบบติดตั้งบนเครื่องมักเหมาะกับองค์กรที่มีนโยบายไม่ให้ข้อมูลออกนอกระบบภายใน หรือต้องใช้งานในพื้นที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร แต่มีข้อเสียคืออัปเดตยาก ต้องลงทุนซื้อลิขสิทธิ์ครั้งเดียวในราคาสูง และถ้าเครื่องพังข้อมูลอาจหายได้ถ้าไม่ได้สำรองข้อมูลไว้
โปรแกรมบัญชีแบบคลาวด์กำลังได้รับความนิยมสูงในกลุ่ม SME เพราะเข้าถึงได้ทุกที่ ข้อมูลสำรองอัตโนมัติ อัปเดตให้รองรับกฎหมายภาษีใหม่โดยผู้พัฒนา และราคาเป็นแบบรายเดือนหรือรายปีที่คาดเดาได้ง่าย ทำให้บริหารต้นทุนได้ชัดเจนกว่า
ฟีเจอร์ที่โปรแกรมบัญชีที่ดีต้องมี
ก่อนเลือกโปรแกรม ควรรู้ก่อนว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรจริงๆ เพราะโปรแกรมที่แพงที่สุดอาจไม่ใช่โปรแกรมที่เหมาะที่สุดสำหรับทุกคน
- ออกใบกำกับภาษีได้ถูกต้องตามกฎหมาย เป็นสิ่งที่ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขาดไม่ได้ โปรแกรมที่ดีต้องออกใบกำกับภาษีได้ครบทั้งต้นฉบับ สำเนา และสามารถส่งเป็นไฟล์ดิจิทัลให้ลูกค้าได้เลย
- ระบบบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ ติดตามว่าคุณค้างจ่ายใครอยู่บ้าง และลูกค้ารายไหนยังไม่ชำระ ฟีเจอร์นี้ช่วยป้องกันปัญหาสภาพคล่องได้มากกว่าที่หลายคนคิด
- รายงานการเงินมาตรฐาน ทั้งงบกำไรขาดทุน งบดุล และรายงานกระแสเงินสด ต้องสร้างได้ทันทีโดยไม่ต้องรอนักบัญชีมานั่งรวบรวมข้อมูล เพราะข้อมูลเหล่านี้คือสิ่งที่ธนาคารต้องการเมื่อคุณขอสินเชื่อ และเป็นสิ่งที่คุณต้องดูอยู่สม่ำเสมอเพื่อรู้ว่าธุรกิจไปทางไหน
- รองรับมาตรฐานภาษีไทย ทั้ง VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภ.ง.ด. ต่างๆ รวมถึงรายงานที่ต้องยื่นต่อสรรพากรและประกันสังคม โปรแกรมที่พัฒนามาสำหรับตลาดไทยโดยเฉพาะจะจัดการเรื่องนี้ได้ตรงกว่าโปรแกรมต่างประเทศที่นำมาปรับใช้
- เชื่อมต่อกับระบบอื่น เช่น ระบบสต็อกสินค้า ระบบขาย หรือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เพื่อให้ข้อมูลไหลเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ ยิ่งเชื่อมต่อได้มากยิ่งลดงานซ้ำซากได้มาก
ใครควรใช้โปรแกรมบัญชีบ้าง
คำตอบสั้นๆ คือทุกคนที่มีรายรับและรายจ่ายที่ต้องบริหารจัดการ แต่ถ้าจะพูดให้ชัดขึ้น กลุ่มที่ได้ประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรมบัญชีได้แก่ผู้ประกอบการ SME ที่มีทีมงานไม่เกิน 50 คน ร้านค้าออนไลน์ที่มีรายการขายจำนวนมากต่อวัน ฟรีแลนซ์ที่มีลูกค้าหลายราย และธุรกิจบริการที่ต้องออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีบ่อย
แม้แต่คนที่มีนักบัญชีประจำอยู่แล้วก็ยังควรมีโปรแกรมบัญชีเพราะมันช่วยให้นักบัญชีทำงานเร็วขึ้น ผิดพลาดน้อยลง และเจ้าของกิจการเองก็สามารถเปิดดูตัวเลขล่าสุดได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องรอรายงานประจำเดือน
วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจ
อย่าเริ่มด้วยการดูราคา ให้เริ่มด้วยการถามตัวเองว่าธุรกิจต้องการอะไรบ้างในช่วง 1-2 ปีข้างหน้า ทั้งในแง่จำนวนผู้ใช้งาน ประเภทเอกสารที่ต้องออก และระบบอื่นที่ต้องเชื่อมต่อ
จากนั้นลองทดสอบโปรแกรมที่สนใจด้วยข้อมูลจริงของธุรกิจ ส่วนใหญ่มีช่วงทดลองใช้ฟรี ให้ใช้เวลานั้นทดสอบฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณว่าทำได้ครบหรือเปล่า และที่สำคัญคือลองติดต่อทีมซัพพอร์ตดูว่าตอบกลับเร็วแค่ไหนและแก้ปัญหาได้จริงไหม เพราะเวลาใช้งานจริงแล้วเจอปัญหา คุณต้องการคนช่วยได้ทันที ไม่ใช่รอคิวหลายวัน
ราคาโปรแกรมบัญชีในไทยอยู่ตั้งแต่หลักร้อยถึงหลักพันบาทต่อเดือนขึ้นอยู่กับฟีเจอร์และจำนวนผู้ใช้ ซึ่งถ้าคิดเทียบกับเวลาที่ประหยัดได้และข้อผิดพลาดที่ลดลง ถือเป็นการลงทุนที่คืนทุนได้เร็วมากสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่
สรุปสิ่งสำคัญก่อนเลือกโปรแกรมบัญชี
โปรแกรมบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่เครื่องมือสำหรับทำบัญชี แต่คือระบบที่ทำให้คุณมองเห็นธุรกิจตัวเองชัดขึ้นในทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำไรขาดทุน สภาพคล่อง หรือหนี้ที่ค้างรับค้างจ่าย ข้อมูลเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อทุกการตัดสินใจในธุรกิจ
เลือกโปรแกรมที่รองรับภาษีไทยครบ ใช้งานได้จริงโดยไม่ต้องมีความรู้ด้านบัญชีลึกมาก มีทีมซัพพอร์ตที่พร้อมช่วยเหลือ และเติบโตตามธุรกิจของคุณได้ในอนาคต แค่นั้นก็เพียงพอแล้วสำหรับจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง